Een herkenbaar scenario
Maandagochtend. Die ene belangrijke Power BI-rapportage is omgevallen. Inmiddels leunen er tientallen processen op, en zijn er heel wat medewerkers die nu niet verder kunnen.
Na wat speurwerk blijkt de oorzaak pijnlijk eenvoudig: een oud account was afgesloten, maar werd nog gebruikt in één van de bronquery’s.
Herkenbaar? Dit soort problemen komen vaak op de meest onhandige momenten. Terwijl het prima te voorkomen is, mits je preventief even de tijd neemt voor onderhoudswerkzaamheden.
Waarom proactief onderhoud loont
Wacht je tot de boel omvalt en je in crisismodus moet herstellen?
Of kies je ervoor om met enige regelmaat een ‘APK’ voor je Power BI-rapportages te doen? Juist op momenten dat alles (nog) lekker draait?
Een periodieke check helpt je om:
- Verstoring te voorkomen op cruciale momenten
- Rapportages schoon, snel en beheersbaar te houden
- Wildgroei te beperken en zicht te houden op wat écht gebruikt wordt
1️⃣ Stabiliteit
Bouw op stevige fundamenten.
Gebruik generieke accounts en centrale bronnen
Voorkom dat persoonlijke accounts (zoals de OneDrive van Pietje) in verbindingen gebruikt worden.
Gebruik waar mogelijk service accounts of beheerde inloggegevens die niet aan één persoon gekoppeld zijn.
Bewaar bronbestanden op een vaste, gedeelde locatie
Vermijd lokale paden of tijdelijke bestanden. Gebruik als uitgangspunt (bestands)locaties waar meerdere collega’s bij kunnen. Denk aan een gezamenlijke SharePoint-site. Zorg dat er duidelijke afspraken zijn over mappenstructuren, naamgeving en versiebeheer. Zo vind je snel bestanden terug en dat werkt prettiger en sneller.
Controleer credentials en gateways
Plan elk kwartaal een check: zijn de credentials nog geldig? Draait de gateway stabiel?
Zet alerts in de Power BI Service aan om verbindingsproblemen tijdig te signaleren.
2️⃣ Continuïteit & Beheer
Borg de bijzonderheden, kwetsbaarheden en gemaakte (design)keuzes.
Breng afhankelijkheden in kaart
Gebruik de lineage view in Power BI om te zien welke datasets, rapporten en dashboards aan elkaar gekoppeld zijn.
Leg dit vast in een overzicht (bijvoorbeeld in Excel of een documentatiesheet).
Gebruik de Audit Log of Metrics Usage Report
Bekijk welke rapportages het meest worden gebruikt, door wie en hoe vaak.
Identificeer je ‘top 10 kritieke rapporten’ — de rapporten waar een verstoring het meeste impact heeft.
Let op ‘doorgebruik’ van datasets
Soms wordt jouw dataset als bron gebruikt voor een Excel-analyse of ander Power BI-rapport.
Dan kan het lijken dat jouw Power BI-rapport niet vaak wordt gebruikt, maar is het in werkelijkheid een cruciale schakel. Blijf dus in gesprek met je eindgebruikers en noteer afhankelijkheden!
Documenteer veranderingen op een centrale plek
Leg vast wie de beheerder is, en op hoofdlijnen wat de laatste wijzigingen zijn geweest. En wanneer de volgende review gepland staat.
Een eenvoudige changelog in SharePoint, Teams of een wiki in DevOps is vaak al voldoende. Hoe vaak gebeurt het niet dat documentatie niet of onvoldoende gebeurt? En dan ben jij degene die de achtergronden en keuzes die ten grondslag liggen aan de 240 measures in een bestaand rapport mag doorgronden en navragen bij ‘de business’. Niet zelden is onbekend met welke doel een rapport oorspronkelijk is gebouwd. Dit is essentieel om te blijven monitoren of een rapportage nog relevant is en nog steeds voldoende waarde toevoegt aan de organisatie.
Rechtenbeheer
Het gebeurt vaak dat op kleine schaal directe toegang tot rapportages wordt verleend, omdat je vaak begint met een paar rapporten en dit langzaam doorgroeit. Het kan dan zomaar gebeuren dat je vergeet om dit voor alle rapporten aan te passen naar de groepen die je op een later moment hebt aangemaakt om bijvoorbeeld effectief Row Level Security toe te passen.
3️⃣ Performance
Houd je rapporten snel en efficiënt.
Optimaliseer je datamodel
- Verwijder ongebruikte kolommen en tabellen (tip: houd altijd een parallelle ontwikkelversie aan voor als je teveel weggooit of ‘sloopt’).
- Reduceer de cardinality van je datamodel (meer hierover in de Microsoft Learn-documentatie: https://learn.microsoft.com/en-us/training/modules/optimize-model-power-bi/4-reduce-cardinality of https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/transform-model/desktop-relationships-understand#relationship-properties.
- Gebruik de Performance Analyzer om trage visuals te vinden.
- Verbeter waar nodig DAX-measures: sommige DAX-expressie zijn door mensen met tools als ChatGPT gemaakt, zonder de performance te valideren en de code efficiënter / korter te maken. Ze zitten niet altijd logisch in elkaar en blinken niet uit in overzichtelijkheid.
Beperk datasetgrootte en refreshduur
- Gebruik incremental refresh voor grote datasets.
- Plan refreshmomenten buiten kantooruren.
- Controleer of je dataset nog binnen de gewenste limieten valt (grootte, geheugen, tijd).
4️⃣ Betrokkenheid
Houd contact met je gebruikers. Niets is zo vervelend als een rapportage waar je veel tijd in hebt gestoken om te bouwen, maar die niet of nauwelijks gebruikt wordt omdat het niet voldoende aansluit op de processen óf omdat gebruikers niet precies weten wat de mogelijkheden zijn in een rapport.
Vraag regelmatig feedback
Stel eenvoudige vragen als: “Wat gebruik je écht?” of “Wat mis je nog?” Zou houd je gevoel bij wat jouw eindgebruikers nodig hebben en waar er kansen liggen om nog meer waarde vanuit de data toe te voegen. Zo ontdek je welke rapporten waardevol zijn en welke juist overbodig zijn geworden.
Communiceer wijzigingen en onderhoud
Plan je onderhoud? Kondig het tijdig aan via Teams of e-mail.
Dat voorkomt verrassingen én versterkt het vertrouwen in je Power BI-omgeving.
Workshops
Organiseer af en toe een workshop waarin je (nieuwe) Power BI-gebruikers meeneemt in de bestaande rapportages en hoe je Power BI effectief kunt gebruiken. Heel praktisch: hoe werken slicers en bookmarks ongedaan. En hoe maak je een highlight weer ongedaan?
Help
Neem in je rapporten altijd een contact mailadres op voor als gebruikers ergens tegenaan lopen of fouten constateren. Zo houd je de kwaliteit hoog. Zorg ook voor duidelijke informatiepagina’s en overzichten waarin je de gebruikte definities / berekeningen toelicht, al dan niet met (reken)voorbeelden.
💡 Tot slot
Een periodieke check is geen overbodige luxe. Stel jezelf vragen als:
- Zijn alle bronverwijzingen nog actueel?
- Is de rapportage nog relevant?
- Kloppen de rechten en toegangen nog? Door verschuivingen van mensen binnen de organisatie verandert wellicht ook wat hij of zij mag zien aan data.
- Zijn refreshes nog succesvol en logisch gepland?
Door bijvoorbeeld elk kwartaal een Power BI-APK:
- Vergroot je de stabiliteit van je rapportages
- Voorkom je stressvolle ‘maandagochtendmomenten’
- Houd je regie over groei, gebruik en afhankelijkheden
- Borg je cruciale (domein)kennis binnen de organisatie
Doe ook onderhoud als het nog niet nodig is, zo voorkom en reduceer je gedoe en herstelwerk op cruciale momenten
✅ Power BI-APK Checklist
Hieronder een hulpmiddel, met een greep uit een aantal vragen die je jezelf kunt stellen.
🛢Bronnen & Verbindingen
- Zijn alle bronverwijzingen nog geldig (geen persoonlijke OneDrive-paden)?
- Worden er generieke of service-accounts gebruikt voor verbindingen?
- Zijn credentials recent vernieuwd of bijna verlopen?
- Werkt de gateway stabiel en is deze up-to-date?
𝄜 Data & Modellering
- Zijn alle tabellen en kolommen in gebruik?
- Zijn er onnodige berekeningen of zware DAX-formules?
- Is incremental refresh ingesteld waar relevant?
- Valt de dataset nog binnen de limieten voor geheugen en refreshduur?
📊 Gebruik & Relevantie
- Welke rapportages worden het meest gebruikt (via Audit Log of Metrics)?
- Zijn er rapporten die niet meer gebruikt worden?
- Wordt jouw dataset of rapport elders als bron gebruikt?
- Zijn er rapporten die inmiddels vervangen of samengevoegd kunnen worden?
🔐 Toegang & Beheer
- Kloppen de rechten per werkruimte / rapport app nog?
- Worden rechten per persoon toegekend of via groepen?
- Is duidelijk wie de eigenaar/beheerder van elk rapport is?
- Zijn er rapporten zonder duidelijke verantwoordelijke?
- Is documentatie of changelog bijgewerkt?
- Klopt de mappenstructuur nog en staan er niet veel oude (tijdelijke) versies van je pbix-bestand? Tijd om op te schonen
💬 Gebruikers & Communicatie
- Heb je feedback verzameld van eindgebruikers?
- Zijn belangrijke wijzigingen of onderhoudsmomenten gecommuniceerd?
- Weet je wie de belangrijkste stakeholders zijn per rapport?
- Zijn er recente ontwikkelingen die handig zijn om in de algemene documentatie / wiki vast te leggen?